Delegeringsreglement for Nord-Odal kommune per 10.11.2017

Arkivlova definerer arkivansvaret i § 6
Forskrift om offentlig arkiv § 1-1 omhandler arkivansvaret hos offentlige organer. 

Arkivansvarlig på servicekontoret 

Det er ansatt en fagansvarlig for arkivet i kommunen. Vedkommende har hovedansvar for alle arkiver i kommunen, uavhengig av medium og system. Fagleder for arkivet ved servicekontoret ivaretar kommunens plikt til å ha et arkiv som er ordnet slik at dokumenter er trygget som informasjonskilde for nåtiden og fremtiden.

Arkivansvaret 

I Nord-Odal kommune har rådmannen det overordnede ansvaret for arkivarbeidet. Rådmannen ivaretar kommunens plikt til å ha et arkiv som er ordnet slik at dokumenter er trygget son informasjonskilde for nåtiden og fremtiden. 

Arkivtjenesten i Nord-Odal kommune, Intern Service/arkivet, har arkivansvar for alle enheter og sektorer.

• Arkivet er organisert innunder sentraladministrasjon og enhet Servicekontoret. 
• Det faglige ansvar for alle kommunens arkiver er tillagt fagleder for arkiv. 
• Budsjett- og personalansvar for arkivtjenesten er tillagt etatsleder/leder for Servicekontoret. 
• Den enkelte enhetsleder har ansvar for oppfølging av at saksbehandling og dokumenthåndtering i sitt område blir utført etter gjeldende lover, forskrifter og rutiner. 
• Kommunen har et sentralt postmottak ved Servicekontoret som har ansvar for at daglig postbehandling og journalføring i kommunens sak/arkiv system blir opprettholdt. Fagleder for arkiv har det overordna ansvar for at rutineutvikling, kvalitetssikring, bevaringsvurdering, periodisering, uttrekk og deponering og for å etterse
  at kravene i arkivloven med forskrifter blir etterlevd.
• For arkiv behandlet i fagsystemer har fagleder for arkiv et overordna ansvar og en rådgivende rolle i forbindelse med rutineutvikling, kvalitetssikring, bevaringsvurdering, periodisering, uttrekk og deponering og for å etterse at kravene i arkivloven med forskrifter blir etterlevd. 
• Fagleder for arkiv har kontinuerlig dialog i forhold til arkivlovgivningen med systemeiere og systemansvarlige i de fagsystemer som behandler dokumentasjon og bevaringsverdig arkiv. 
• Fagleder for arkiv har ansvar for alt arkiv som skal til depot. Dette er det opplyst om og rutine for i kommunen. 

Opplysningsplikt 

Arkivlova definerer opplysningsplikten i § 8
Rådmann skal gi nødvendige opplysninger til riksarkivaren når det blir etterspurt. 
Leder for servicekontoret skal gi nødvendige opplysninger til riksarkivaren når det blir etterspurt.

Fagleder for arkiv ved servicekontoret skal gi nødvendige opplysninger til riksarkivaren når det blir etterspurt.