Bakgrunn og formål

Alle offentlige organer er pliktig til å ha arkiv og sørge for at viktig dokumentasjon blir bevart både for samtiden og ettertiden (§6. Arkivlova). Kommunens sak- og arkivsystem skal fungere som et tilfredsstillende redskap for saksbehandling og politiske beslutningstak i kommunen. 

Arkivforskriften § 4 sier at alle offentlige organer skal ha en oppdatert og dekkende arkivplan for arkivforholdet slik det utføres i det enkelte organ. Arkivplanen skal gi en samlet oversikt over arkivene i kommunen, arkivet skal inneholde alle dokumentene som har betydning for saksbehandlingen til virksomheten, eller som har verdi som dokumentasjon. Arkivplanen er et planleggings- og styringsredskap for arkiv og dokumentasjonsforvaltning i kommunen, og dokumenterer hvordan arkivfunksjonen organiserer og ivaretar kommunens arkivansvar. 

Oppdatering av arkivplanen

Denne arkivplanen erstatter tidligere revidert/vedtatt arkivplan av dato XXXXXX. 

I Folldal kommune settes det krav til at planen skal gjennomgås og oppdateres innen 1. desember (?) hvert år eller ved endringer som f.eks organisasjonsendringer, endring i lovverket, bytte av arkivsystem/arkivnøkkel og lignende. Det er arkivansvarlig sin oppgave å se til at dette blir gjennomført. 

Arkivplanen, og tilhørende oversikter, registre og lister regnes som arkivmateriale etter arkivlovens forstand (inkludert utgåtte rutiner). I henhold til arkivforskriften §3-20 skal tidligere versjoner alltid bevares når det gjøres endringer i arkivplanen. 

Arkivplanen ble oppdatert første gang i 2010.