Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering og postmottak

I Folldal kommune er det rådmann som har det overordnede ansvaret for arkivarbeidet.

Servicekontoret ble opprettet 01.09.1996. Enhetene åpnet og journalførte egen post frem til 31.12.1996, da ble arkivene i disse enhetene avsluttet. Per 01.01.1997 ble det etablert felles arkivtjeneste som ble lokalisert til servicekontoret.

  • Arkivtjenesten er organisert i enheten service og kultur - servicekontoret. Dermed er også arkivansvar tillagt enhetsleder.
  • Det faglige ansvar for alle kommunens arkiver er tillagt enhetsleder service og kultur.
  • Budsjett- og personalansvar for arkivtjenesten er tillagt enhetsleder

Arkivtjenesten/arkivmedarbeidere – oppdaterer rutiner, kvalitetssikrer, kontrollerer, journalfører skanner inn og/eller fordeler post inn, gir råd og veiledning. Arkivleder har ansvar for alle arkiver i kommunen (eldre arkivmateriale, papir- og elektroniske arkiv).

Arkivmedarbeidere i enheten – fordeler post elektronisk, skanner inn og journalfører i tjenestens fagsystem (Egen rutine).

Saksbehandlere – driver saksbehandling og sørger for at journalverdige dokumenter tas vare på (mottar e-post for eksempel). Saksbehandler er underordnet arkivleder i arkivfaglige spørsmål.

Arkivorganisering_large

Felles postmottak - Folldal kommune har ett sentralt postmottak, med felles postadresse, skjemamottak og e-postmottak. Postmottak åpner posten, grovsorterer og gjør en arkivbegrensning, før journalføring og eventuelt skanning i fagsystemene og deretter fordeling i ESA. Unntak er barnevern, legekontoret og NAV kommune, som åpner posten selv (se egen rutine).   

Laster...