Arkivorganisering og organisering av arkivarbeidet

Kommunedirektøren har det overordnede ansvaret for organisering av kommunens arkiver. Sentrale oppgaver: sørge for at arkivtjenesten har de nødvendige ressursene til å utføre arkivarbeidet i samsvar med lover og regelverk iht. offentlig forvaltning. Ha tilstrekkelig bemanning til arkivoppgavene, stille med tilfredsstillende lokale og utstyr. Samt ha midler til å kjøpe de varer og tjenester som trengs i arkivet. Holde arkivpersonalet oppdatert på faglig kompetanse, blant annet gjennom deltakelse i kurs og opplæring. Toppledelsen står som ansvarlig utad på organets vegne, også i forhold til Riksarkivaren som tilsynsmyndighet.  

Etter arkivforskriften § 2-1 skal det operative arkivansvaret være plassert hos en arkivansvarlig. I Folldal kommune er det enhetsleder for kultur og service som er utnevnt som arkivansvarlig for det operative arkivarbeidet, og har de nødvendige fullmaktene til å utføre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen. Med rapporteringsplikt til øverste ledelse.  

Arkivansvarlig skal:  

• Holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endring i lover og regelverk for offentlige arkiver. 
• Føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen. 
• Holde seg orientert over saksbehandlere og ansatte med behandlingsansvar blir tilbudt nødvendig grunnopplæring.  
• Legge frem forslag til ledelsen om tiltak som kan heve kvaliteten på arkivarbeidet.  
• Føre tilsyn med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret. 

• Oppdaterer arkivplanen årlig. 
• Tas med på råd når kommunen skal velge edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystemer, og ved innkjøp av materiell som har betydning for arkivtjenesten. 
• Være kontaktperson mot IKA Opplandene og FARTT, gjennom brukergruppen. 

Enhetsleder service og kultur har ansvar for: 

• Det faglige ansvaret for alle arkiver i kommunen.  
• Budsjett- og personalansvar for arkivtjenesten er tillagt enhetsleder 
• Lede arbeidet med å identifisere hvilke typer dokumentasjon som skal bevares i henhold til bevarings- og kassasjonsbestemmelsene.  
• Vurdere om kommunen vil bevare mer enn det som er pålagt. 
• Utarbeide kassasjonsfrister for dokumenter som kan kasseres.  

• Delegere arkivansvar. 
• Tildele superbruker rolle.  

Arkivtjenesten/arkivmedarbeidere har ansvar for:

For daglig drift av elektronisk og fysisk postmottak, kvalitetskontroll for journalføring, kvalitetssikring av offentlig journal, kontrollerer alle inngående og utgående sendinger, oppdaterer rutiner, samt gir råd og veiledning. 

Arkivmedarbeidere i enheten – skanne inn fysisk post, fordele ufordelt post, inngående og utgående journalpost med status M og S gjennomgås daglig.  

Sjekkliste: metadata (tittel, rett sak), mottaker/avsender, rett arkivkode, rett tilgangskode, rett gradering, dato (registrert/mottatt) og konvertering til arkivformat.  

I tillegg skal arkivmedarbeidere følge opp saker med status F, en gang i uken. (må lages egen rutine for å avslutte saker). Det sikres at det ikke ligger ikke-avskrevne journalposter i saken og at samtlige dokumenter er konvertert til pdf/a- format. Saken avsluttes med A i statusfelt. Det er nå ikke mulig å jobbe mer med saken (se rutinebeskrivelse).  

Arkivmedarbeidere har et delegert ansvar for å følge med på restansekontroll på inngående post. Det delegeres også rettigheter til å flytte på dokumenter som er feilplassert, ta avgjørelser på å slette dokumenter for å unngå redundans (duplisering). Samt følge opp med saksbehandlere som har journalposter på status R over lengre tid uten særskilt årsak.  

R-saker; det vil si saker som er reservert, skal bare reserveres for en kortere periode, f.eks ved innhenting av opplysninger. Arkivtjenesten/servicekontoret skal ukentlig søke opp saker med status, sikre at korrekt arkivkode er registrert og sette saken i B (under behandling). 

 Det er arkivtjenesten ved servicekontoret som er ansvarlig for å ta ut restanselister. 

Saksbehandlere – driver saksbehandling og har ansvar for å journalføre alle saksopplysninger som blir mottatt f.eks. via e-post og over telefonsamtaler. Dette gjelder også egenproduserte dokumenter. Saksbehandler har ansvar for at gradering er rett. Ved tvil skal arkivfaglige spørsmål rettes til arkivleder.  

Arkivansvar knyttet til offentlige utvalg – i henhold til bestemmelsene i arkivforskriften og dermed også Riksarkivarens forskrift som er hjemlet i disse bestemmelsene, så må noen ha ansvaret for utvalgets løpende arkivarbeid. Etter kommuneloven er faste utvalg pålagt å føre møtebok (møteprotokoll) og det enkelte kommunestyre skal fastsette regler for føring av møteboken (jf. § 30 kommuneloven). I henhold til arkivforskriften (§1-2 fjerde ledd) skal arkiv som skapes av slike utvalg, herunder møtebok, arkiveres hos det organ som utvalgets virksomhet er tilknyttet. Møtereferater føres elektronisk, men det tas ut utskrift på papir, underskriftene undertegnes, deretter samles i permer og bindes til slutt slik at de fortsatt utgjør en protokoll.  

Dokumentene organiseres i en arkivstruktur – dette innebærer at dokumentene blir plassert på riktig sted. Folldal kommune har en journalenhet med felles postjournal for hele kommunehuset. Postmottak åpner post, grovsorterer og gjør en arkivbegrensning, før journalføring og eventuelt skanning i fagsystemene og deretter fordeling i ESA. Når dokumentet blir arkivert, får de metadata, dvs. informasjon om dokumentets innhold, kontekst og struktur. Metadata skal sikre dokumentets autentisitet over tid.  

Eksterne dokumenter blir sendt til arkivtjenesten for journalføring i ESA (skole, barnehage, vedtak for helse). Disse inneholder ofte personopplysninger og Folldal kommune velger derfor å ikke publisere elektronisk postliste for arkivdelene Eelev og Epers. Definisjonen på en arkivdel er hvor alt materiale er inndelt og ordnet etter ett og samme primære klassifikasjonssystem.  

For arkivdelene Epers og Eelev er saksmappene satt unntatt offentlighet, for å skjerme personopplysninger på saksnivå. Selv om journalen ikke blir publisert elektronisk betyr ikke at journalen er unntatt offentlighet.

Hver dokumenttype skal vurderes offentlig, og hvor det arkiveres, hvilket ordningsprinsipp som benyttes og om det kan inneholde sensitiv eller taushetsbelagt informasjon. I tillegg kan det være lagt inn merknader som kan ha betydning for dokumentet. I tillegg skal det opplyses på kommunens webside. 

Opplysningsplikt: Organ som gjer dokument tilgjengeleg for ålmenheta på internett, skal opplyse kva for kriterium som ligg til grunn for utvalet av dokument. Jf. Forskrift til offentlegforskrifta §7.