Nødprosedyre ved driftsstans

I tilfeller der sak-arkivsystemet er ute av drift i en kort periode skal journalføring utsettes til driften kommer i gang igjen.  Det vil i slike tilfeller ikke bli fordelt post før systemet er i gang igjen.

Dersom sak-arkivsystemet er ute av drift over en lengre periode (mer enn 2-3 dager), skal arkivet sette i verk nødprosedyre som beskrevet nedenfor.

Føring av midlertidig journal

Arkivet føre en midlertidig papirjournal over inn- og utgående dokumenter, som inneholder opplysninger i henhold til Arkivforskriftens § 2-7.

Behandling av innkomne og interne dokumenter

Arkivet registrerer innkomne dokumenter, både eksterne og interne, i den midlertidige journalen. Deretter tas det kopi av originaldokumentet.  Originalen oppbevares hos arkivet inntil nødprosedyren er avsluttet og dokumentet kan scannes og registreres i ESA. Kopien påføres påskrift «ikke scannet og registrert» . Kopien fordeles deretter til saksbehandler.

Når systemet igjen er tilgjengelig, registreres originaldokumentene på grunnlag av den midlertidige journalen. Dokumentene scannes og fordeles til saksbehandler som kasserer kopiene.  Er det påført merknader, legges disse inn i ESA under fane kommentarer.

Behandling av utgående dokumenter

Saksbehandler produserer dokumentene i det ordinære tekstbehandlingssystem eller et annet hensiktsmessig system. Arkivkopi av det utgående dokument sendes arkivet via e-post, eller på papir.  Arkivet journalfører de utgående dokumentene i den midlertidige journalen.

Når systemet igjen er tilgjengelig, registrere arkivet utgående dokumenter i ESA på grunnlag av sendt e-post/papirkopi og registreringen i den midlertidige journalen. Dokumentene knyttes til elektronisk arkiv ved at det opprettes e utgående journalpost som dokumentet så scannes inn i.